در هر ارتباطی می توان از دو ابزار کتبی و شفاهی کمک گرفت و در کنار آنها وجوه مختلف ارتباط کلامی و غيرکلامی را مدنظر داشت.

1-    به قسمت هاي مهم و اصلي پيام توجه نماييم و اجازه ندهيم جزئيات نامربوط يا كم اهميت ذهن ما را منحرف نمايد بايد معني اصلي را دريافت نماييم.

2-    هر فرد با استفاده از تجربيات خود ارتباط برقرار مي نمايد. منظوري كه فردي از بيان يك سري كلمات و جملات دارد ممكن است با منظوري كه فرد ديگري از بكارگيري همان كلمات و جملات دارد كاملاً فرق داشته باشد. پس آنچه از پيام دريافت كرده ايم را با كلام خود براي گوينده بازگو نماييم و به گوينده فرصت اصلاح و تكميل بدهيم تا مطمئن شويم معني مشابه دريافت شده است.

3-    پيام را ارزيابي نماييم نه گوينده را. هيجانات ما نسبت به گوينده ممكن است معني كه از پيام دريافت مي نماييم را مخدوش نمايد.

4-    قبل از دريافت كل پيام و كل اطلاعات قضاوت و نتيجه گيري ننماييم.

5-    ذهن خود را باز نگاه داريم. نگذاريم پيش فرض هاي قبلي و زمينة فكري و هيجاني ما روي دريافت معني اثر گذارد.

6-    به كليه صحبت‌هاي فرد مقابل گوش كنيم نه فقط به قسمتهايي كه به آن علاقمنديم وگرنه ممكن است اطلاعات مهمي را از دست بدهيم.